Die Verteilung bei dem Einsatz einer mobilen Reserve funktioniert derzeit wie folgt:

1. Eine Schule fordert per Fax an das Schulamt eine mobile Reserve an.
2. Das Schulamt sammelt die Faxe, sichtet diese jeden Montag ab 8.00-9.00 Uhr (und an anderen Wochentagen aber da deutlich weniger), per Pin auf einer Karte und eines Karteisystems werden die Faxe den Lehrkräften zugeordnet Zunächst wird dabei auf Anzahl der Stunden und passende Lehrbefähigung geachtet, als nächstes auf Ortsnähe zu entweder Stammschule oder Wohnort und schlussendlich auf persönliche Präferenzen
3.Das Schulamt informiert die Lehrkraft über ihren neuen Einsatz, per Anruf an der Schule in der sich die Lehrkraft gerade befindet (Stammschule beziehungsweise, sollte die Mobile gerade im Einsatz sein an der Einsatzschule). Das passiert zwischen 10.00 Uhr und 11.00 Uhr.
4. Die Mobile Reserve macht sich auf den Weg zum neuen Einsatz.
5. Die Mobile Reserve bekommt ein Übergabeprotokoll und wird in den Einsatz eingewiesen.

Problem:

Die Verteilung der Mobilen Reserve durch händische Auswahl bedeutet einen Zeitverlust, der viele Lehrerstunden bedeutet. Die freiwerdende Mobile Reserve sitzt von 7.30 Uhr bis zu dem Anruf im Lehrerzimmer und wird nicht genutzt. Auch die Personen, die alle Faxe sichten müssen und Karteikarten den jeweiligen Faxen zuordnen verlieren viel Arbeitszeit. Hinzu kommen, dass es vorkommen kann, dass Einsätze nicht ortsnah oder passend von der Stunden sind. Allein für München gerechnet heißt das, dass circa 80 Lehrkräfte fünf Stunden keinen Unterricht anbieten konnten, wo er gebraucht wird. Neben dem hohen Personalkosten für Lehrkräfte und Verwaltungspersonal, entfallen somit für 80 Klassen im Grund- und Mittelschulbereich 5 Unterrichtsstunden. Das sind in einer Woche 400 Unterrichtsstunden und in einem Schuljahr 14.000 Unterrichtsstunden, die den Schülern und Schülerinnen nicht zu Gute kommen. Und das nur in der Landeshauptstadt. Lösung: Eine digitale Verteilung der Mobilen Reserven über ein browserbasierendes Tool. Dem Schulamt werden nach Anforderung der Mobilen Reserve drei Kandidaten mit einer hohen Prozentzahl an Übereinstimmungen angeboten. Die Übereinstimmung erfolgt aufgrund eines von uns generierten Algorithmus, der beispielsweise Stundenzahl, Fahrzeit und Lehrbefähigung mit einberechnet. Die Person, die die Mobilen verteilt, wählt nun aus welchen der drei Kandidaten Sie versenden möchte und klickt auf Mobile Reserve verteilen. Die Schule an der sich die Mobile derzeit befindet, bekommt eine automatisch generierte E-Mail an die dienstliche E-Mailadresse, sowie die zukünftige Einsatzschule und die mobile Reserve selbst. Durch diesen Prozess kann eine mobile Reserve bereits wieder um spätestens 8.30 auf dem Weg zum neuen Einsatz sein. Ebenso hat sie durch die E-Mail eine Bestätigung über den Beginn Ihres Einsatzes und das System loggt die Einsätze der Mobilen für eine Art Kontoauszug ebenfalls mit. Ist ein Einsatz beendet meldet die einsetzende Schule die betreffende Lehrkraft wieder frei. Diese kommt zurück in die Datenbank.